2015年3月31日をもって、ヤマト運輸のメール便が廃止される。コンビニからも手軽に利用できたこともあって、筆者もかなり重宝していただけに残念だ。

　こうなった背景には“信書”というキーワードがある。ヤマト運輸のメール便では信書を送れないのだが、それを知らずに送ってしまう人が後を絶たなかったということ、信書の定義があいまいであることなどが原因として挙げられる。

　知らずに送ったとしても、発覚すれば警察に事情聴取されたり書類送検されるケースが実際に発生しているので、人ごとでは済まされない。

　総務省のホームページによると、信書とは“特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書”とある。「あの人に届けたい」と送り先の個人が明確であること、CD-ROMなどのデータではなく文字で書かれた書類であることなどがその要件であるが、では具体的には、どういった書類が該当するのだろうか？

　今回は、総務省のホームページを参考に、身近なものではどのようなものが“信書”にあたるのか、基準をチェックしていこう。

　■1：請求書の類

　＜納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト（診療報酬明細書等）、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書

　※ ◇印は個々の相談において判断された事例＞

　会社では見積書や領収書、契約書を扱うことが多いだろうが、こういうものは信書に当たるので、送付方法には注意が必要だ。

　■2:会議招集通知の類、許可書の類

　＜結婚式等の招待状、業務を報告する文書、免許証、認定書、表彰状

　※カード形状の資格の認定書なども含みます＞

　例えば他支社に会議や総会への招待状を送るときは信書に当たるので気をつけよう。認定書や表彰状などを送ることは少ないかもしれないが、こういったものも信書として該当することは覚えておきたい。

　■3：証明書の類

　＜印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し、◇健康保険証、◇登記簿謄本、◇車検証、◇履歴書、◇給与支払明細書、◇産業廃棄物管理票、◇保険証券、◇振込証明書、◇輸出証明書、◇健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書

　※ ◇印は個々の相談において判断された事例＞

　応募者が履歴書を送るときも“信書”にあたるのだが、面接後、会社から応募者に履歴書を返却するときは信書ではないという。…