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思わぬリスク!うっかり「仕事できない人認定」されちゃうメールの使い方

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思わぬリスク!うっかり「仕事できない人認定」されちゃうメールの使い方

 思わぬリスク!うっかり「仕事できない人認定」されちゃうメールの使い方

 思わぬリスク!うっかり「仕事できない人認定」されちゃうメールの使い方
 

 仕事を進めていく上で、取引先とのコミュニケーションはほとんどメールですませる、という方も多いだろう。確かにメールでのやりとりは、対面や電話より手軽で、相手の都合を気にせずにいつでも送ることができるので便利だ。

 

 だが、コミュニケーションがメールばかりになると、意外な落とし穴にハマってしまうおそれがあるという。日本コミュニケーションマナー協会代表の松澤萬紀氏は、著書『100%好かれる1%の習慣』(ダイヤモンド社)で、“なんでもメール病はやめよう”と呼びかける。

 

 そこで今回は、同書を参考に、“メールに頼りすぎることの仕事上のリスク”についてお伝えしよう。

 
 

 ■メールは誤解を生じさせることが多い!

 

 仕事の連絡をメールに頼りきっている人は、松澤氏の次の言葉を意識してほしい。

 

 <メールに依存し、なんでもかんでもメールで伝えようとする方がいます。

 

 とくに、自分に不都合なときほど(謝罪など)メールですませる方がいますが、メールでは“微妙なニュアンス”が伝わりにくく、かえって誤解を生じることがあります。>

 

 確かに対面と比較して、メールは文字だけなので、雰囲気や“心”を伝えるのが難しい。謝罪など“気持ち”も一緒に届けたい場合、メールだけだと冷たいニュアンスや形式的な印象になりがちな点も否めないだろう。

 

 では、仕事を進めていく上で、相手に誤解を生じさせないためには、何が大切なのだろうか?

 
 

 ■とくにメールが不適切なケースとは?

 

 メールでのコミュニケーションに頼りすぎる弊害について、松澤氏は次のように指摘する。

 

 <メールはたしかに便利ですが、あくまでも“用件を伝えるためのツール”にすぎません。“相手との心の距離を近づけるもの”でも、“感情のやりとりをするためのもの”でもないというのが、私の考えです。

 

 ときにメールは“逃げる行為”、あるいは“手抜きの行為”として映ってしまうことがあります。>

 

 <ミス・コミュニケーションを防ぐには、“実際に会って会話をすること”が大切です。>

 

 事務的な連絡を共有する場合にはメールはとても便利なツールだが、同氏の述べるように心の距離や感情を意識したいシーンでは、ときに不適切なツールとなるリスクがありそうだ。

 

 もしも相手から逃げや手抜きだと受け取られると、とたんに“仕事できない人”のレッテルを貼られかねない。

 
 

 以上、“メールに頼りすぎることの仕事上のリスク”についてご紹介したが、いかがだろうか?

 

 スマホの普及も相まって、ビジネスの連絡をメールで行う機会は増えているが、同氏が指摘するように、ときに誤解を生んだり、手抜きや逃げだと受け取られるリスクがある点は常に意識しておくべきだろう。…

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